Учёт затрат на автопарк и стоимость владения (TCO)
Сколько на самом деле стоит километр каждой машины: топливо, ТО, шины, запчасти и штрафы собираются в одну картину по данным GPS-мониторинга. Видно, какие машины тянут бюджет вниз и когда пора решать — ремонтировать или продавать.
От данных на борту до решения диспетчера
Трекер и ДУТ
Пробег, моточасы, заправки и сливы пишутся автоматически, без путевых листов.
Счета и ремонты
Ремонты, шины, страховка и штрафы вносятся в карточку машины или приходят из 1С.
Отчёт Wialon
Делит расходы на реальный пробег и моточасы, сравнивает одинаковые машины.
Решение по машине
Видно, какая машина дорожает: ремонтировать, перевести на другой объект или продать.
Возможности и инструменты
Статьи затрат
- Топливо: заправки, сливы и фактический расход
- Плановое ТО и история ремонтов
- Шины, аккумуляторы и расходники по пробегу
- Штрафы и ДТП с привязкой к водителю
Сравнение
- Стоимость километра и моточаса по каждой машине
- Сравнение одинаковых машин внутри парка
- Простои и недогруженная техника
Решения
- Выгрузка затрат в 1С и Excel
- Отчёты под финдиректора
- Решение «ремонтировать или продавать»
Что попадает в затраты за один день
Условный самосвал на объекте в Гарадагском районе. Каждое событие дня — строка в стоимости владения.
- Выезд с базы в Локбатане старт смены
Пробег и моточасы берутся из трекера, водитель ничего не заполняет от руки.
- Заправка на АЗС +180 л
Литры по ДУТ ложатся в статью «топливо» и сверяются с топливной картой.
- Двигатель работал на стоянке ХХ 1 ч 10 мин
Моточасы идут, пробега нет. Это топливо и ресурс двигателя без полезной работы.
- Превышение скорости на трассе будущий штраф
Штраф придёт позже, но событие уже привязано к водителю и дате — сумму будет куда отнести.
- До планового ТО осталось 400 км ТО скоро
Стоимость обслуживания попадёт в карточку машины и в стоимость её километра.
Почему бухгалтерия не знает, сколько стоит одна машина
В учёте всё разложено по статьям: ГСМ отдельно, запчасти отдельно, шины отдельно, штрафы вообще проходят через кассу. Общая сумма по парку известна до копейки. А вот вопрос «сколько нам обходится вот этот Hyundai HD78 за месяц» обычно ставит в тупик.
Учёт затрат на автопарк в GPS.az строится вокруг машины, а не вокруг статьи. Трекер даёт пробег, моточасы и расход топлива, из сервисной истории подтягиваются ремонты и замены, из выгрузки по топливным картам — заправки. На выходе получается простая цифра: стоимость километра для грузовика или легковой и стоимость моточаса для спецтехники.
Эта цифра честнее любой средней по парку. Два одинаковых Ford Transit, купленных в один год, через три года могут отличаться по стоимости километра в полтора раза: один ездит по Баку с пробками и короткими плечами, второй ходит по M-2 до Гянджи и почти не стоит. Пока их считают вместе, разницу не видно.
Основа для всего этого — точные данные о топливе и пробеге. Поэтому затраты мы почти всегда подключаем вместе с контролем топлива и учётом ТО.
Из чего складывается стоимость владения
Самая крупная и самая «текучая» статья
У грузового парка топливо — обычно от трети до половины всех эксплуатационных расходов. Здесь же прячется больше всего потерь: сливы, заправки «в канистру», чеки на литры, которые в бак не попали.
Для учёта затрат важен не просто расход на 100 км, а сверка трёх источников: сколько оплачено по карте или чеку, сколько реально попало в бак по датчику уровня топлива и сколько сожжено по данным CAN-шины или ДУТ. Расхождение между первым и вторым — это деньги, которые ушли мимо машины.
Если на машине нет ДУТ, считаем по CAN или по нормативу. Точность ниже, но стоимость километра всё равно получается гораздо ближе к правде, чем по путевым листам.
Что видно в отчётах по затратам
Стоимость километра и моточаса
Итоговая сумма расходов за период, делённая на пробег по GPS или на моточасы. Для смешанного парка — обе цифры, каждая для своего типа техники.
Структура расходов по машине
Доли топлива, ремонта, шин, штрафов и прочего. Сразу понятно, что именно делает конкретную машину дорогой.
Сравнение с соседями по парку
Машины одной модели и одного года рядом в таблице. Выбросы видны без аналитика: если у пяти Isuzu стоимость километра похожая, а у шестой на 40% выше, с ней что-то не так.
Динамика по месяцам
Рост затрат на ремонт с возрастом машины хорошо виден на графике за год-два. По нему удобно планировать бюджет на следующий сезон.
Затраты по подразделениям и объектам
Если машины закреплены за филиалами, стройками или договорами, расходы можно раскладывать по ним и выставлять внутренние счета.
Расходы на простаивающие машины
Страховка, стоянка и амортизация начисляются и тогда, когда машина стоит. Отчёт показывает, сколько парк платит за технику, которая почти не работает.
Откуда берётся каждая статья затрат
Прежде чем считать стоимость километра, договариваемся, откуда приходит каждая цифра. Трекер закрывает только часть статей, остальное приходит из учёта. Эту таблицу источников мы составляем вместе с бухгалтерией и завгаром на старте.
Топливо
Источник — ДУТ или CAN для фактического расхода и выгрузка по топливным картам для суммы в манатах. Если датчика нет, литры считаются по норме, и в отчёте статья помечается как расчётная.
ТО и ремонты
Источник — сервисная карточка машины или заказ-наряды из 1С с госномером. Без привязки к номеру ремонт уходит в общие расходы парка и в стоимость километра конкретной машины не попадает.
Шины и расходники
Источник — дата и сумма установки комплекта плюс пробег по трекеру между заменами. Стоимость делится на пройденные километры, а не списывается целиком в месяц покупки.
Штрафы и ДТП
Источник — постановления и страховые случаи, внесённые вручную. Время нарушения сверяется с треком, чтобы привязать расход к машине и водителю.
Постоянные расходы
Страховка, налоги, стоянка, абонплата за мониторинг. Вносятся раз в год или в месяц и распределяются по периодам равными долями.
Амортизация
Берётся из бухгалтерии в той методике, которую уже использует ваша компания. Мы её не пересчитываем, а только распределяем по месяцам и добавляем в стоимость владения отдельной строкой.
Формула стоимости километра и моточаса
Сама формула простая. Стоимость километра в манатах — это сумма всех расходов по машине за период, делённая на пробег по GPS за тот же период. Для спецтехники делим не на километры, а на моточасы.
- AZN/км = (топливо + ТО и ремонты + шины и расходники + штрафы + постоянные расходы + амортизация) ÷ пробег по трекеру, км.
- AZN/моточас = те же расходы ÷ моточасы по зажиганию или по датчику работы двигателя.
Три договорённости, без которых цифры разных месяцев несравнимы. Период берём не короче месяца: разовый ремонт в коротком периоде делает километр неправдоподобно дорогим. Крупные ремонты можно распределить на несколько месяцев, но правило распределения фиксируем заранее. Амортизацию показываем отдельной строкой, потому что для решения «ремонтировать или продавать» её часто смотрят отдельно от живых денег.
С неполными данными поступаем открыто. Если у машины за месяц нет датчика топлива, отчёт считает литры по норме и помечает это. Если трекер был обесточен несколько дней, пробег за эти дни занижен, и стоимость километра завышена — такая машина отмечается в отчёте, а не сравнивается с остальными на равных. Если ремонты по машине не вносились, мы не подставляем средние по парку, а показываем пустую статью. Пустая строка честнее придуманной цифры.
Ремонтировать или продавать: как принять решение по цифрам
Самый частый спор в автопарке — что делать со старой машиной. Механик говорит «ещё походит», финансист видит счета за ремонт. Когда есть история затрат, спорить проще.
Пример из типичной ситуации. У дистрибьютора в Сумгайыте шесть одинаковых фургонов 2016–2017 годов. По отчёту за 12 месяцев у пяти стоимость километра держится в одном коридоре, а у одного ремонты за год съели больше половины его рыночной цены: коробка, две турбины, постоянные мелкие заезды в сервис. Плюс 23 дня простоя, в которые его маршруты закрывали арендой.
Решение в таких случаях принимается уже не на ощущениях. Мы обычно предлагаем смотреть на три вещи:
- стоимость километра за последние 6–12 месяцев и её тренд;
- сумму ремонтов относительно остаточной стоимости машины;
- дни простоя в сервисе и то, во сколько обходится их замена.
Если все три показателя растут, дальше машина будет только дороже. Отчёт не принимает решение за вас, но разговор с механиком становится короче.
Где обычно ошибаются при подсчёте TCO
Учёт затрат полезен ровно настолько, насколько полны данные. Вот что чаще всего искажает картину в первые месяцы.
Пробег берут из путевых листов
Ручные цифры одометра округляют и «подгоняют». Пробег по GPS-трекеру не зависит от водителя, поэтому стоимость километра считаем только по нему.
Ремонты не привязаны к машине
Запчасти списываются «на парк» одной строкой. Через год невозможно понять, куда ушли деньги. Достаточно указывать госномер в каждом заказ-наряде.
Забывают про постоянные расходы
Страховка, налоги, стоянка, абонплата за мониторинг — мелочь в месяц, но у редко работающей машины именно они делают километр дорогим.
Сравнивают несравнимое
Самосвал на карьере и фургон по городу нельзя мерить одной линейкой. Группируйте машины по модели и типу работы, иначе выводы будут ложными.
Как подключить учёт затрат к вашему парку
Если трекеры GPS.az уже стоят, основная часть данных — пробег, моточасы, топливо — у вас есть. Остаётся добавить расходы, которых трекер не видит.
Делаем это в три шага. Сначала вместе с завгаром составляем справочник статей: какие расходы вы хотите видеть и с какой детализацией. Потом настраиваем, откуда они приходят: ручной ввод в сервисные карточки, импорт выгрузки по топливным картам из Excel или обмен с учётной системой. И в конце собираем отчёт в том виде, в каком его удобно читать руководителю.
Для парков, где сервис ведётся в отдельной системе, данные можно передавать автоматически через интеграцию с 1С. Для небольших парков хватает ежемесячной загрузки таблицы.
Первые полноценные выводы появляются через 2–3 месяца, когда накопится история. До этого цифры есть, но делать по ним кадровые или закупочные решения рано. Прикинуть потенциальную экономию заранее можно в калькуляторе экономии.
Excel по путевым листам или данные GPS
Стоимость километра честна настолько, насколько честен пробег, на который делят расходы.
| Excel и путевые листы | GPS и Wialon | |
|---|---|---|
| Пробег без приписок | Нет, со слов водителя | Да, по трекеру |
| Моточасы спецтехники | Оценочно | Да, по зажиганию |
| Сливы топлива видны | Нет | Да, с ДУТ |
| Сравнение машин | Раз в год, вручную | Да, в любой момент |
| Затраты на простой | Не считаются | Да, отдельной строкой |
Как подключиться
Четыре шага от заявки до работающих отчётов. Расчёт под ваш парк подготовим бесплатно за 1 рабочий день.
- 1 Заявка и список машин
- 2 Расчёт и согласование графика монтажа
- 3 Установка оборудования на вашей площадке
- 4 Настройка отчётов и уведомлений в Wialon, обучение диспетчера
Вопросы про «Учёт затрат на автопарк и стоимость владения (TCO)»
Оставить заявку
Специалист перезвонит и подберёт решение под вашу технику и задачу.