GPS-мониторинг служебных автомобилей для министерств, комитетов и государственных агентств. Кто, куда и зачем ездил, сколько топлива ушло на самом деле и какие машины парку на самом деле не нужны.
Электронные путевые листы, идентификация водителей, общий пул машин с бронированием и ограниченный доступ к поездкам руководства.
У ведомства обычно несколько десятков машин: закреплённые за руководством, пул для служебных поездок, машины региональных подразделений. Каждая требует топлива, страховки, техосмотра и ремонта, и всё это расходы бюджета.
При этом ответ на вопрос «как используется парк» чаще всего собирается из бумажных путевых листов, которые водитель заполняет в конце дня. Там всегда ровно столько километров, сколько нужно под лимит топлива, а поездка в выходной на дачу в Мардакяны выглядит как командировка.
Мониторинг заменяет самоотчёт водителя данными трекера. Путевой лист формируется из трека, топливо списывается по факту, а отчёт о загрузке показывает, сколько машин ведомству действительно нужно.
Типичная картина после месяца мониторинга в парке на 40 машин. Эти цифры — пример того, что обычно всплывает, а не результат конкретного ведомства:
Ни один из этих пунктов не требует вмешательства в работу людей. Достаточно того, что данные стали видны руководству и хозяйственной службе. Поведение водителей обычно меняется в первые недели, как только они понимают, что трек сверяют с путевым листом.
Отдельная история — региональные подразделения. Машина, закреплённая за отделом в Ленкорани или Шеки, годами живёт без контроля центрального аппарата: её пробег знают только местный водитель и местный начальник. После подключения она появляется в той же системе, что и машины в Баку, и отчёт о её работе приходит в центр без дополнительных запросов. О других задачах госструктур, от муниципальной техники до транспортных регуляторов, рассказываем на странице GPS-мониторинг для государственного сектора.
Риски ведомственного автопарка отличаются от коммерческого. Здесь меньше краж топлива в промышленных масштабах и больше мелких, но постоянных потерь:
Развезти детей в школу, съездить на рынок, отвезти родственников в аэропорт. По отдельности мелочь, за год — тысячи километров на каждую машину.
Пробег пишется так, чтобы списать весь выданный лимит топлива. Разница между бумагой и фактом уходит в канистры или на личную машину.
Машины закреплены за подразделениями, но большую часть времени стоят. При этом заявки на новые автомобили продолжают поступать.
Служебная машина, которая лихачит на Нефтчиляр или паркуется на тротуаре, быстро попадает в соцсети. Страдает имидж всего ведомства.
Без учёта пробега сроки обслуживания и страховки держат в голове у завгара. Истёкший полис или пропущенная замена масла обходятся дороже любого трекера.
Маршрут, пробег, время выезда и возврата берутся из трека. Водитель не заполняет бумагу, диспетчер не пересчитывает километры. Отчёт выгружается в бухгалтерию для списания топлива.
Если машины заправляются по топливным картам, транзакции по картам можно сверять с остановками машины у АЗС по треку, а при установленном датчике уровня — с фактическим объёмом заправки. Как это работает — в разделе контроль топлива.
Частый и справедливый вопрос: не станут ли маршруты руководителей доступны всем, у кого есть логин в систему? Нет. Доступ в платформе Wialon строится ролями.
Стандартно данные хранятся на серверах GPS.az в Азербайджане (Wialon Local). Нужна ли установка на серверах ведомства, решается на этапе проектирования вместе с вашей ИТ-службой и службой безопасности. Мы расскажем о вариантах и о том, что каждый из них требует от вашей инфраструктуры.
GPS-трекер знает, куда и когда ехала машина. Зачем — он не знает. Поездка в Министерство финансов с документами и поездка в тот же район по личным делам на карте выглядят одинаково. Поэтому служебное назначение поездки фиксируется отдельно, и способов несколько:
Решение о том, была ли поездка служебной, принимает ответственный сотрудник ведомства, а не система. Система показывает, какие поездки не подтверждены заявкой или правилом, и экономит время на их поиск.
Отдельно стоит решить, кто из руководителей видит какие данные. Руководитель отдела — поездки машин отдела с целями, хозяйственная служба — пробег, топливо и ТО всего парка, узкий круг — машины руководства. Срок хранения треков и отчётов определяет ведомство по своим внутренним правилам.
Список машин, водителей, подразделений, текущий порядок выдачи топлива и оформления путевых листов. Выясняем, что уже учитывается и где разрывы.
Ставим трекеры и считыватели водителей, месяц собираем данные без изменения правил. Этот месяц даёт базу для сравнения.
Вместе с хозяйственной службой фиксируем, где машинам можно находиться, в какие часы и что считается нарушением. Без регламента данные некому применять.
Монтаж идёт во дворе ведомства, по несколько машин в день, чтобы не останавливать работу. Региональные подразделения обслуживаем выездом.
Учим диспетчеров и завгаров работать с отчётами, настраиваем ежемесячные сводки для руководства и финансового отдела.
Если подключение идёт через закупочную процедуру, техническая часть спецификации определяет, что вы получите. Мы помогаем её сформулировать, а требования к процедуре остаются за вашим закупочным подразделением. Пункты, которые стоит описать:
Не стоит вписывать в спецификацию конкретную модель трекера, если нет технической причины. Лучше описать функции и условия, а модель подобрать под них. Перед закупкой удобно провести пилот на 10–15 машинах: тогда спецификация пишется на опыте, а не на предположениях.
Трекеры стоят, а экономии нет. Такое бывает, и причины почти всегда организационные:
Данные есть, но нет человека, который раз в неделю сверяет путевые листы с треком. Назначьте ответственного с первого дня.
Если личная поездка обнаружена, а ничего не произошло, водители быстро это понимают. Правила должны работать одинаково для всех.
Без идентификации машина ездит «ничья». Спорить о том, кто был за рулём в субботу, бессмысленно, если система этого не знает.
Путевые листы стали электронными, а топливо продолжают списывать по нормам. Настройте сверку, иначе главный источник экономии останется закрытым.
Топливо списывается по реальному пробегу. Разница между бумагой и треком становится видна с первого месяца.
Отчёт о загрузке показывает, какие машины можно перевести в общий пул или списать без ущерба для работы.
История поездок и отчёты за любой период выгружаются за минуты для внутреннего аудита и внешних проверок.
Водители знают, что скорость и манера езды фиксируются. Нарушений на машинах с госномерами становится меньше.
Кейсы из «Государственные и квазигосударственные организации»
Оставьте заявку — рассчитаем стоимость для вашего парка и подберём оборудование под направление: государственные и квазигосударственные организации.
Специалист перезвонит и спросит про технику, число машин и что нужно контролировать.
Предложим оборудование и функции, разовые и ежемесячные платежи распишем отдельно.
Установка на вашей базе или у нас — по графику, чтобы техника не выпадала из работы.
Специалист перезвонит и подберёт решение под вашу технику и задачу.
